Slik lager du en årsrapport folk faktisk har lyst til å lese

Det er årsrapport-tid!

Den kan selvfølgelig lages slik den alltid har blitt laget: Et abstrakt forsidebilde hentet fra merkevareportalen, innledende skryt av flinke ansatte fra en pent kledd administrerende direktør og ekstra gledelige nøkkeltall fra regnskapet. Kjapp korrektur på tre sider med styrets beretning ført i pennen av økonomiansvarlig, litt regnskapstall og ferdig med det.

Men det er også lov å gjøre noe helt nytt. En skikkelig god og gjennomarbeidet årsrapport kan nemlig være svært nyttig i flere sammenhenger. Tenk for eksempel hvordan den kan brukes i employer branding: Den kan bygge intern stolthet, gi en sjanse til å bli kjent med de flinke ansatte som gjør jobben og gi et komplett og godt bilde av av hvem selskapet og deres medarbeidere er for potensielle ansatte. En slags helsesjekk av bedriften, i alle fall noe som gir mer innsikt og kontekst enn bare tallene.

Det krever litt jobb. Dette synes vi i Spoon er lurt:

Husk å rapportere

Joda, alle må få skryte litt av egen organisasjon i årsrapporten. Det er jo så mange fine tall og resultater! Men husk at det er en årsrapport. Hvilke mål hadde dere før året startet? Nådde dere dem? Hvorfor, eventuelt hvorfor ikke? Ikke gjem bort alt som ikke ser perfekt ut. Vær åpen om hvordan det gikk i fjor, om både store seire og vanskelige utfordringer. Det vil med all sannsynlighet styrke tilliten til arbeidsplassen din. Så kanskje noen andre skryter av dere også.

Mange har de siste årene begynt å slå sammen års- og bærekraftrapportene. Den samme rapporteringsregelen gjelder for bærekraft-delen.

Fortell en historie

Hvem får en bedre hverdag takket være dere? Fortell om dem! Vi tror på årsrapporten som et redaksjonelt produkt, der tallenes tale forsterkes med gode og relevante historier med helt ekte mennesker. For vi er helt sikre på at det din arbeidsplass driver med har en eller annen praktisk konsekvens for noen – uansett hva dere gjør eller produserer. Løft blikket, legg til noen mennesker og følelser for å gi tallene kontekst, og bruk deres historier til å fortelle om hva fjorårets arbeid i det store og det hele egentlig betydde.

Lager dere signalanlegg til jernbanen? Skryt gjerne av hvor superhøy regularitet dere bidro til å oppnå i fjor, men sett det i kontekst ved å snakke med en gjeng pendlere som på grunn av togets pålitelighet kan fortsette å bo der de bor, jobbe der de jobber og samtidig rekke å hente i barnehagen. Finner dere på nye typer emballasje for matvarer? Fortell alt om hvor mange færre tonn plast dere bruker hvert år, men ta også med en reportasje fra en lokal kafé som nå slipper å kaste så innmari mye mat fordi den varer lenger.

Legg ressurser i produktet

Hva er det viktigste du vil at leserne skal legge merke til? Sørg for at akkurat dét er lett å få øye på! Vi vet at bilder og illustrasjoner oppfattes mye raskere og sitter bedre i hukommelsen enn selve tekstbudskapet. Ergo: Lag eget, dedikert innhold til årsrapporten med visuelle grep som gjør den til et unikt produkt. Dra ut og møt folk der de er sammen med en god reportasjefotograf. Gjør en jobb med visualisering av data og tunge tall – dette er en perfekt anledning til å lage den infografikken dere alltid har snakket om.

Print, digital eller begge?

Dette er ofte et vrient spørsmål. Du finner riktig svar ved å vurdere hvem du aller helst vil nå med årsrapporten din, hva slags format disse leserne foretrekker – og hva som er den mest effektive måten å fange deres oppmerksomhet på. En trykket årsrapport, der leserne blar gjennom fra a til å, er en strengere redigert leseropplevelse enn en digital versjon, der leserne i større grad bestemmer selv. En trykket versjon fungerer ofte bedre til lengre tekster, og om det er lagt bra med ressurser i den, kan den også være noe fint å gi fysisk til noen du vil skal lese den – kanskje som et litt stort visittkort.

En digital løsning er enklere å distribuere, særlig om du vil nå helt spesifikke målgrupper som ikke er i din umiddelbare nærhet. Den gir også rom for mer utstrakt bildebruk, gjør innholdet søkbart i Google og er enkelt å oppdatere fra år til år så fort malverket og publiseringssystemet er på plass. Vurder hvem du vil nå med årsrapporten din, hva slags format de foretrekker og hvordan du når dem.

Start tidlig

Det er aldri for sent å lage en ny førjulstradisjon! Vårt forslag: Sørg for å ha helt konkrete planer for årsrapporten i boks før du tar juleferie. Mange kommer plutselig på årsrapporten sent på nyåret og vil ha den ferdig til neste styremøte. Ikke mye rom for stilige reportasjer og spennende datavisualisering da. Gjør du ferdig konsept, ideer, avtaler og produksjonsplaner før jul, så har du alle forutsetninger for å ikke lage et hasteprodukt.

Få den ut

Når rapporten endelig er ferdig, starter den siste, men viktigste etappen: Innsatsen som sikrer at de rette folka får se årsrapporten! Tenk større enn å registrere årsrapporten hos en statlig forvaltningsetat i Brønnøysund. Det er veldig synd å bruke mengder med tid og penger på å lage noe skikkelig fint, for bare å la den ende sine dager i arkivskuffen eller som middels synlig pryd i resepsjonsområdet. Ha en plan for hvem som kan ha interesse av å lese den, og hvordan du skal treffe dem. Plukker de den med seg i fysisk format fra posthylla på kontoret? Kan den deles ut i kunde- eller leverandørmøter? Kan en digital versjon spres på LinkedIn? Passer den perfekt til rørpostsystemet på Stortinget?