Dette må du vite før din digitale konferanse

Tematikken er klar, foredragsholderne i boks, datoen for digital konferanse er satt. Men når alt skal skje på skjerm, blir mange arrangører usikre: Hvordan sikrer du at stemningen blir riktig, budskapet blir husket og at deltakerne har det gøy underveis?

Spoons egne spesialister på digitale konferanser hjelper kundene våre med dette hver eneste uke.

De som kommer til oss i Grensen 17, får også tilgang på en av de aller fremste i dette faget – den erfarne debattlederen Erik Aasheim i Primus Productions. Da Norge stengte ned i mars 2020, ga Spoon og vår faste kontorpartner Erik full gass i vårt eget filmstudio. Etter bare noen dager kom de første kundene inn for å gjennomføre digitale konferanser.

Siden har det gått i ett med opptak og livesendinger fra Studio G17 – og ikke minst: Med produksjon av forhåndsinnspilte reportasjer og innslag fra hele landet, for å gjøre konferansene levende og mer aktuelle.

Med våre to separate studio-rom har vi også gjennomført konferanser med kun én person i hvert studio, nå når smittevernreglene ble svært strenge for digitale konferanser. Og vi etterlever selvfølgelig aktuelle smittervernsregler, nå med 2 meter avstand i studio.

En god digital konferanse har mange fellestrekk med en god TV-sending, påpeker Erik. Selv har han mer enn 30 års fartstid som journalist, NRK-programleder og Paris-korrespondent, forfatter, møteleder og politisk rådgiver.

Her deler Erik de praktiske tipsene du trenger som arrangør eller bidragsyter i din neste digitale konferanse – ikke minst om du bidrar hjemmefra:

Du må øve!

Dette er noe helt annet enn å snakke fra en scene. En digital konferanse og en tradisjonell konferanse er som natt og dag. Du er nødt til å øve grundig foran speilet hjemme, og du må venne deg til å se rett inn i kameralinsa – det er der folka er. Det beste er å sette av tid på forhånd til å øve i studio, det har mange av våre kunder stor nytte av.

Store bilder, lite tekst

Husk at mange ser dette via mobilen. Foredraget som pleide å ta 40 minutter med publikum i salen, bør strammes ned til 15 minutter for å fungere på skjerm. Mange ser dessuten konferansen på telefonskjermen, så bruk kun stikkord og noen få, tydelige illustrasjoner i Powerpointen. Husk at du alltid kan lenke videre til detaljene.

Test teknikken

Tenker du på den underveis, blir du ufokusert. Er du i vårt studio i Grensen 17, er det tekniske i de beste hender. Bidrar du hjemmefra, må du teste all programvare og alle løsninger for lyd og bilde på forhånd, helt til du er trygg på hvordan alt fungerer. Gjør du ikke det, risikerer du å distrahere både deg selv og ditt publikum underveis.

Myggen er din venn

En liten mikrofon gjør den store forskjellen. God lyd er avgjørende viktig, og det finnes et enkelt triks for deg som holder foredraget hjemmefra: En «mygg» er en ørliten mikrofon som klipses til plagget du har på deg, like under haken. Den koster ikke mye, ledningen kan plugges rett i PC’en – og vips: Alle hører deg nært, klart og tydelig.

Ikke se ned på oss

Sett laptopen på høyde med hodet ditt. Nei, du vil ikke at publikum skal se deg i froskeperspektiv. I Spoons eget Studio G17 er kameraene plassert i øyehøyde, for direkte og naturlig blikk-kontakt med de der ute. Gjør det samme hjemme! Bygg opp underlaget så du kan stå og se rett inn i laptopens kamera.

Finn det gode lyset

Plassér deg aller helst foran et vindu. Mange leter etter en fin bakgrunn hjemme, og glemmer å tenke på at forgrunnen er det viktigste – altså deg selv! Står du vendt mot et vindu eller en stor lyskilde, blir bildet av deg godt og behagelig å se på. Eventuelt papirmanus plasseres lett tilgjengelig, så nær kamera som mulig.

Dette er en TV-sending

Velg en partner som kan TV! Både Spoon og Primus Productions er bygget opp av folk med solid journalistisk bakgrunn. Med sin NRK-erfaring er Erik en kreativ rådgiver også i planleggingsfasen. Vi kan finne historiene og menneskene som hjelper dere å formidle budskapet, gjennom intervjuopptak og reportasjer som gjør konferansen levende og variert.