Kan hybridmøter egentlig bli bra?

Publisert 13. september av Torunn Maria Holm

Vi tror i hvert fall de blir litt bedre om du følger disse tipsene.

Det siste året har vi alle blitt godt kjent med virtuelle møter, og kanskje litt utrivelig kjent med «hører du meg nå?», «kan dere se skjermen min?» og «du er muta». Heldigvis blir både vi og teknologien stadig bedre, og virtuelle møter i dag er for de aller fleste en rutine. Nå når stadig flere beveger seg tilbake til kontoret, er det derimot en annen møteform som vokser kraftig; hybridmøtene.

Hva er et hybridmøte?
Et hybridmøte inkluderer både deltagere samlet i et rom, og deltagere som deltar virtuelt – enten alene eller sammen.

Fordelene med hybridmøter, er at de lar deltagere som ikke kan delta fysisk være med, og det er dessuten en kostnadseffektiv måte å samle team på tvers av regioner og land.

Utfordringen er at det skapes ulik dynamikk i møtet, og at det kan være vanskelig for virtuelle deltagere å delta på like premisser som de som sitter fysisk i møterommet. Så hvordan kan du som møteleder øke engasjementet og sikre inkludering i hybridmøtene?

Her er våre beste tips:

Alle må logge seg på
For å skape en likestilt dynamikk i møtet, må alle deltagere være koblet på og se på skjermen. For å unngå ekko, holder det at én person har på lyd og mikrofon. Dersom gruppen som er fysisk til stede sitter foran en storskjerm, så vil det fort ende opp med at disse møtedeltagerne interagerer med hverandre i samtaler der det er vanskelig å bryte inn for de virtuelle deltagerne.

Styr taletiden
Pass på at alle får mulighet til å snakke. Bruk håndsopprekningsfunksjonen, også for de fysiske deltagerne.

Hold deg til skjermen
Hvis du hele tiden henvender deg til eller retter blikk og kroppsspråk mot de fysiske deltagerne, vil de virtuelle deltagerne fort kunne miste interesse og engasjement.

Engasjer deltagerne
Lag gjerne en quiz/poll eller lignende for å sjekke stemningen underveis. Dette kan også brukes for å ta avgjørelser i stedet for håndsopprekning.

Pass tiden
Start og avslutt møtet etter skjema. Pass på at du ikke glemmer deg bort i kaffeslabberas med de fysiske deltagerne før alle logger seg på. Noen skal kanskje videre til andre møter, så gi beskjed tidlig om du tror møtet vil gå over tiden. Kall gjerne inn til 25 minutters og 50 minutters-møter, så får alle mulighet til å strekke på beina mellom øktene.

Trenger du enda et møte?
De fleste er enige om at det er for mange møter – og likevel fortsetter vi å kalle inn til dem. Før du kaller inn, tenk over om møtet egentlig kan gjennomføres som en e-postdialog eller en poll.