Fem tidstyver vi fjernet med KI og automatisering

Det siste året har vi i Spoon kartlagt og automatisert bort våre største interne tidstyver. Målet vårt har hele tiden vært å sørge for at tiden vår og kundebudsjetter går til det som faktisk skaper reell verdi: innsikt, strategi, kreative ideer og rådgivning.

Her er fem tidstyver vi har fjernet med KI og automatisering, og hvordan det har forbedret leveransene våre:

1. Dobbelttasting mellom systemer

Vi bruker ulike systemer til økonomi, timeføring, ressursplanlegging og HR. Tidligere måtte den samme informasjonen registreres manuelt flere steder – alt fra fravær til prosjektnavn.

Nå registreres informasjonen én gang og sendes automatisk videre dit den hører hjemme. Prosjektnummer og data følger oppdraget automatisk fra oppstart til fakturering.

For kunden betyr det mindre sjanse for manuelle feil, ryddigere prosjektoppfølging og full trygghet på at du ikke betaler for at folk sitter og taster de samme dataene inn i tre ulike verktøy.

2. Den der presentasjonen som ingen finner igjen

«Hvem var det som laget den presentasjonen vi holdt for den kunden før sommeren?»

Tidligere gikk det runder i chatten, det ble levert søk i mapper, og til slutt dukket det opp et utkast som uansett måtte skrives om fra bunnen av.

Nå bruker vi egne KI-agenter trent på vår egen kunnskap og kompetanse til å lage førsteutkast automatisk. Vi beskriver kunden og behovet, og får et utkast tilpasset det nye oppdraget basert på våre beste caser og metoder.

For kunden betyr det at rådgiverne våre slipper å bruke tid på å «finne opp hjulet på nytt». I stedet går tiden vår til å forstå din virksomhet og spisse løsningen.

3. Gjetteleken med timeføringen

Timeføring er et nødvendig onde i byråbransjen, men å rekonstruere arbeidsdagen og -uken kan lett føre til feilføringer eller at tid går tapt.

Derfor har vi bygget en egen timeføringsagent som hjelper oss med å føre korrekte timer fortløpende. Den støtter seg på kalenderavtaler og prosjektaktivitet på tvers av verktøy, og sørger for at timene havner riktig uten at det krever manuell detektivjobb.

For deg som kunde betyr det enda mer presis prosjektoppfølging og trygghet på at fakturaen reflekterer faktisk og korrekt tidsbruk – verken mer eller mindre.

4. Jobben før anbudsarbeidet kan begynne på ordentlig

Før et anbud kan skrives, må noen pløye gjennom konkurransegrunnlaget, trekke ut krav og kriterier, sjekke frister og vurdere om oppdraget passer.

Vi har bygget en anbudsagent som gjør rundt 90 prosent av dette oppstartsarbeidet. Den leser dokumentene, sjekker hvilke krav vi kan dokumentere med eksisterende CV-er og caser, vurderer om vi er kvalifisert, og foreslår struktur og team.

For våre fremtidige kunder betyr dette at vi ikke bruker opp energien på administrativ sortering. Det frigjør kapasitet som går direkte til å lage en løsning som vinner anbudet og gir deg verdi: å forstå utfordringen din og utvikle den beste faglige besvarelsen.

5. Manuell idéjakt i et hav av nyheter

Kundeteamene våre må følge med på mange ulike bransjer samtidig, noe som krever kontinuerlig overvåking av nyheter, søketrender og konkurrenter.

Vi har utviklet bransjespesifikke KI-agenter som følger utviklingen for oss og sender relevante innholdsforslag til teamene basert på vår egen beste praksis. Hvert forslag inneholder en mulig vinkel, begrunnelse og anbefalt format.

For kunder betyr det at vi raskere kommer i gang med spissede idéer for din bransje – ofte før du i det hele tatt har bedt om det.

Mer verdi for pengene eller hjelp til egne prosesser?

Ved å la KI ta seg av det administrative rigget, sikrer vi at kjernekompetansen vår brukes der den utgjør en reell verdi. 

Fordi vi har bygget og testet ut disse verktøyene på oss selv det siste året, kan vi også hjelpe kunder med å kartlegge sine egne prosesser og bygge skreddersydde KI-agenter.